Gestionar el transporte implica mucho más que asignar un vehículo y realizar una entrega.
A medida que crecen los pedidos, los destinos, los transportistas y las exigencias de los clientes, también aumenta la necesidad de contar con información fiable para coordinar toda la operación.
Es aquí donde entra en juego un TMS.
¿Qué es un TMS?
Un TMS (Transportation Management System) es un software diseñado para gestionar, controlar y optimizar las operaciones relacionadas con el transporte y la distribución de mercancías.
Su función es centralizar información sobre pedidos, rutas, vehículos, conductores, transportistas, entregas, costes y eventos logísticos.
En pocas palabras: un TMS conecta pedidos, transporte, personas e información para gestionar la distribución con mayor control y trazabilidad.
GT TMS está diseñado precisamente para gestionar operaciones complejas de distribución, con especial foco en la optimización de rutas y en el servicio ofrecido al cliente.
¿Para qué sirve un TMS?
Un sistema de gestión del transporte puede intervenir en diferentes etapas de la operación:
🚚 Gestión de flota y transportistas
🗺️ Planificación y optimización de rutas
📦 Gestión y asignación de pedidos
👨✈️ Gestión de vehículos y conductores
📍 Seguimiento de entregas
🔔 Eventos y alertas
📱 Gestión móvil de la operación
✅ Confirmación y comprobantes de entrega
💰 Control de costes de transporte
📊 KPIs y reporting
🔗 Integración con ERP, SGA, e-commerce y otros sistemas
El objetivo es que la distribución deje de depender de información dispersa y pase a gestionarse como un proceso conectado de principio a fin.
En GT TMS, el propósito es optimizar cada etapa de la distribución sincronizando personas, procesos y datos, con objetivos como mejorar el OTIF y reducir el coste por kilómetro.
¿Cómo funciona un TMS?
Imaginemos una empresa que debe gestionar decenas o cientos de entregas.
Antes de que los vehículos salgan, hay que decidir:
qué pedidos agrupar;
qué vehículo utilizar;
qué transportista asignar;
qué ruta realizar;
qué restricciones tener en cuenta;
y cómo comprobar posteriormente que cada entrega se ha completado.
Sin una herramienta especializada, buena parte de esta gestión puede depender de hojas de cálculo, llamadas, mensajes y conocimiento individual.
Un TMS ayuda a ordenar ese proceso:
Pedidos → planificación → asignación → transporte → seguimiento → entrega → análisis
Cada etapa genera información que permite controlar la siguiente.
Optimización de rutas: más que buscar el camino más corto
Una de las funciones más conocidas de un TMS es la optimización de rutas.
Pero optimizar no significa únicamente reducir kilómetros.
También puede implicar analizar:
- destinos;
- volumen de pedidos;
- capacidad de los vehículos;
- ventanas horarias;
- prioridades;
- disponibilidad de flota;
- transportistas;
- restricciones operativas;
- niveles de servicio.
El objetivo es encontrar el mejor equilibrio entre coste, recursos, tiempo y cumplimiento de las entregas. GT TMS incorpora reglas para asignar flota, organizar pedidos y reducir parte de la planificación manual.
Tracking y trazabilidad de las entregas
Una vez que el transporte está en marcha aparece una pregunta fundamental: ¿qué está ocurriendo con cada pedido?
Un TMS permite registrar eventos y disponer de trazabilidad sobre la operación.
Esto facilita conocer:
📍 el estado de una entrega;
🔄 los eventos registrados;
⚠️ posibles incidencias;
✅ pedidos entregados;
❌ entregas fallidas;
🕐 pedidos pendientes.
GT TMS dispone además de herramientas de seguimiento en vivo, aplicaciones móviles y funcionalidades orientadas a mantener la operación conectada.
El cliente también forma parte de la gestión del transporte
Hoy el cliente espera algo más que recibir su pedido.
También quiere saber:
¿Cuándo llegará?
¿Ha salido ya?
¿Ha habido alguna incidencia?
¿Se ha completado la entrega?
Por eso, el TMS también puede convertirse en una herramienta de servicio al cliente.
GT TMS incorpora funcionalidades orientadas al seguimiento y las notificaciones, permitiendo mantener al cliente informado durante el proceso de entrega.
Esto ayuda a reducir consultas y aporta mayor visibilidad sobre el estado de los pedidos.
Operación móvil y comprobante de entrega
El transporte ocurre fuera de la oficina. Por eso es importante que conductores y equipos de campo puedan registrar información mientras la operación sucede. GT TMS incluye diferentes aplicaciones orientadas a este proceso:
GT Tracker: seguimiento en vivo y notificaciones.
GT Driver: aplicación para conductores y generación de POD.
GT Logistics: control de bultos en entradas y salidas.
GT Mile: gestión de última milla con proveedores externos.
Además, la solución contempla integraciones mediante API, SDK y webhooks.
¿Cómo saber si tu empresa necesita un TMS?
Algunas señales habituales son:
⚠️ La planificación depende demasiado de hojas de cálculo
📞 Necesitas llamar a los conductores para saber dónde está un pedido
🗺️ Es complicado organizar rutas y asignar entregas
🚚 Trabajas con flota propia y transportistas externos
❌ Existen entregas fallidas o reprogramaciones frecuentes
📈 El volumen de pedidos está creciendo
🔍 Falta trazabilidad sobre el transporte
💰 No tienes visibilidad suficiente sobre los costes
📊 Faltan indicadores para medir el desempeño
📱 Los clientes preguntan constantemente por sus entregas
🔗 Necesitas integrar transporte con ERP, SGA o e-commerce
Cuando varias de estas situaciones empiezan a repetirse, puede ser el momento de implantar un sistema de gestión del transporte.
¿Para qué empresas está pensado un TMS?
Un TMS puede utilizarse en distintos modelos de distribución.
GT TMS está orientado especialmente a:
Distribuidores con flota propia, que necesitan coordinar pedidos, rutas y niveles de servicio.
Industrias con red de distribución, que buscan más visibilidad sobre lo que ocurre después de que la mercancía sale de sus instalaciones.
Operadores logísticos 3PL, que gestionan diferentes clientes, tarifas y condiciones de servicio.
Retailers omnicanal, que necesitan coordinar tiendas, e-commerce y diferentes modalidades de entrega.
Empresas de e-commerce en crecimiento, que necesitan escalar la distribución sin perder control ni trazabilidad.
ERP, SGA y TMS: sistemas diferentes que trabajan juntos
La logística no comienza cuando el vehículo sale del almacén.
Un pedido puede originarse en un ERP, prepararse en un almacén gestionado mediante un SGA y posteriormente distribuirse mediante un TMS.
De forma simplificada:
ERP / e-commerce → SGA → TMS → transporte → cliente
El ERP gestiona la información empresarial.
El SGA controla lo que ocurre dentro del almacén.
El TMS organiza y controla la distribución y el transporte.
Cuando estos sistemas están integrados, la información puede fluir de forma mucho más eficiente entre las diferentes etapas de la cadena logística.
GT TMS: tecnología, conocimiento y acompañamiento
Implantar un TMS no consiste únicamente en instalar un software.
También implica comprender cómo funciona la distribución: cómo llegan los pedidos; cómo se planifican; qué recursos existen; cómo trabajan los transportistas; qué información necesita el cliente; y qué indicadores necesita la empresa para mejorar.
GT TMS combina tecnología con experiencia en operaciones logísticas, ofreciendo una solución integral de gestión del transporte.
Conoce GT TMS
Si quieres ver cómo funciona la solución y conocer algunas de sus funcionalidades, puedes acceder a nuestra serie de vídeos:
De transportar mercancía a gestionar toda la distribución
Un TMS permite pasar de una operación basada en información dispersa a una gestión conectada.
Pedido. Planificación. Ruta. Transporte. Seguimiento. Entrega. Datos.
Todo forma parte del mismo proceso.
Preguntas frecuentes sobre TMS
¿Qué significa TMS?
TMS significa Transportation Management System, o sistema de gestión del transporte.
¿Para qué sirve un TMS?
Permite planificar, gestionar y monitorizar rutas, vehículos, transportistas, entregas, eventos y costes asociados al transporte.
¿Cuál es la diferencia entre un SGA y un TMS?
El SGA gestiona principalmente las operaciones dentro del almacén. El TMS gestiona el transporte y la distribución desde la salida de la mercancía hasta su entrega.
¿Un TMS sirve para trabajar con transportistas externos?
Sí. Puede utilizarse tanto con flota propia como con proveedores de transporte externos.
¿Qué es el OTIF?
OTIF significa On Time In Full y mide si los pedidos se entregan completos y dentro del plazo comprometido.
